1// system prompt — wird pro Praxis individuell angepasst 2const agent = createAgent({ 3 praxis: "Zahnarzt Dr. Weber, Nürnberg", 4 voice: elevenLabs("Lina · DE-native"), 5 tools: [ 6 checkAvailability, // → Cal.com API 7 createAppointment, // → schreibt zurück 8 transferToHuman, // → bei Notfall 9 ],10 guards: {11 12 13 14 },15});5 Demos live · DSGVO-konform · 24/7-Empfang ab Tag 1
Fabi AI Labs · KI-TelefonagentenJeder verpasste Anruf ist ein verlorener Patient.
Ein KI-Telefonempfang, der um 20 Uhr abnimmt, sonntags, in der Mittagspause und in den vier Minuten, in denen die Rezeption gerade mit der Krankenkasse telefoniert. Er bucht Termine, liest Ihren echten Kalender und übergibt an einen Menschen, sobald es nötig wird. Jeder verpasste Anruf kostet 150–400 €. Der Agent kostet 400 €/Monat.
Was es konkret ist.
Ein Voice-Agent auf produktionsreifer Telefon-Infrastruktur (Retell oder Vapi), angebunden an Ihren Kalender, Ihr CRM und Ihr Team. Trainiert, damit er wie Ihre Praxis klingt — nicht wie eine Standardvorlage. Mit denselben Fabi AI Labs-Schutzmechanismen: menschliche Übergabe, Unsicherheits-Stopp, vollständige Transkriptkontrolle.
24/7Verfügbarkeit
~sAntwortzeit
Live-Demos
<8sAntwortzeit bei Erstanruf
Was der Agent wirklich ist
Code statt Marketing-Sprech.
Hier ist die Konfiguration, die hinter Ihrer Praxis-Installation läuft. Kein Black-Box-Bot — eine TypeScript-Datei, die Sie später selbst bearbeiten können.
Hörproben · Beispiel-Praxis Dr. Weber
So klingt der Agent in fünf Standardsituationen.
Stimme: deutsch-native, weiblich (über ElevenLabs). Persona „Lina, der digitale Empfang“ — Name und Tonalität werden pro Praxis angepasst. Diese Demos laufen mit einem fiktiven Beispielprofil, nicht gegen einen Live-Kalender.
„Praxis Dr. Weber, hier ist Lina — wie kann ich helfen?“
DSGVO-konforme Bot-Identifikation am Anfang, freundlicher Opener, echte Slot-Vorschläge. Das ist die Standard-Eröffnung in 90 % der Anrufe.
„Wir sind Mo–Fr von 8 bis 18 Uhr für Sie da…“
Faktenfragen ohne Stocken. Der Agent zieht aus Ihrer hinterlegten Wissensbasis und antwortet konkret — statt auf die Website zu verweisen.
„Das klingt nach einem Notfall — ich verbinde Sie sofort.“
Schlüsselwörter wie „starke Schmerzen“ oder „geschwollen“ lösen die menschliche Übergabeaus — Schutzmechanismus #1, ohne Verzögerung, mit vollem Gesprächskontext.
„Da soll Ihnen lieber Frau Doktor selbst antworten.“
Behandlungsfragen, die der Agent nicht beantworten darf: er sagt es offen, notiert Rückrufnummer und Zeitfenster. Unsicherheits-Stopp + kein Gaslighting— Schutzmechanismen #2 und #3.
„Bei einem Notfall wählen Sie bitte 116 117…“
After-Hours-Modus mit korrekter Notfallnummer (kassenärztlicher Bereitschaftsdienst) und strukturierter Voicemail-Aufnahme: Name, Anliegen, Rückrufzeit. Der Anrufer geht nicht verloren.
Beispiel-Praxis „Dr. Weber“, Beispiel-Persona „Lina“. In Ihrer Installation: Ihr Praxisname, Ihr Ton, Ihre Slots, Ihre Notfallnummer.
Was er macht
Vier Aufgaben, ein Agent.
Gebaut für Praxen, die Geld verlieren, sobald ein Telefon klingelt und niemand abnimmt.
Nimmt Anrufe rund um die Uhr an
Nach Feierabend, in der Mittagspause, wenn die Rezeption gerade auf einer anderen Leitung ist. Jeder verpasste Anruf wird zum erfassten Termin.
Bucht Termine in Echtzeit
Liest Ihren echten Kalender, bietet tatsächlich freie Slots an, bestätigt dem Anrufer und schreibt die Buchung zurück in Ihr System.
Übergibt an Menschen, wenn nötig
Heikle Anrufe, Abrechnungsfragen, dringende Notfälle — der Agent leitet sauber weiter, mit vollständigem Gesprächskontext.
Klingt wie Ihre Praxis
Ton auf Ihre Marke abgestimmt. Begrüßung, Wartetexte, Grenzen — mit Ihnen geschrieben, nicht aus einer Vorlage gezogen.
Für wen
Zuerst für Praxen gebaut. Funktioniert überall, wo das Telefon untergeht.
- 01
Zahnarztpraxen und Kieferorthopädie
- 02
Anwaltskanzleien mit Erstberatungs-Engpässen
- 03
Immobilienbüros, die Besichtigungen koordinieren
- 04
Dienstleister, denen Anfragen nach Feierabend entgehen
Ohne vs. Mit
Was sich am Telefon-Alltag konkret ändert.
Nebeneinander, ehrlich. Keine Marketingversprechen.
- Anrufe nach 18 Uhr und am Wochenende landen in der Mailbox.
- Die zweite gleichzeitige Leitung läuft ins Besetztzeichen.
- Ein verpasster Anruf = oft 150–400 € entgangener Behandlungswert.
- Rückrufe stapeln sich für die Mitarbeiter — zwischen echten Patienten.
- Notfälle warten, bis jemand erreichbar ist.
- Jeder Anruf wird angenommen — auch um 21 Uhr und sonntags.
- Parallele Anrufe gehen automatisch in den Agenten, kein Besetztzeichen.
- Termine werden direkt in Ihren Kalender geschrieben.
- Die Mitarbeiter sehen morgens den Tag vorbereitet, statt 30 Minuten Rückrufe.
- Notfall-Schlüsselwörter triggern sofortige Übergabe an einen Menschen.
Was das für Sie bedeutet
Die Mathematik ist unbequem direkt.
Konservative Schätzungen für eine durchschnittliche Praxis. Ihre Zahlen können höher liegen — Premium-Behandlungen, hochpreisige Mandate oder Notdienste verschieben das Bild deutlich.
Ein verpasster Anruf
In einer Zahnarzt- oder Anwaltspraxis kostet ein nicht angenommener Anruf im Schnitt 150–400 € entgangenen Umsatz — der Anrufer wählt die nächste Nummer und kommt selten zurück.
Eine typische Woche
10 verpasste Anrufe × 200 € durchschnittlicher Behandlungswert = 2.000 € pro Woche, die einfach klingeln gelassen werden. Vor allem nach Feierabend, am Wochenende und in der Mittagspause.
Was der Agent kostet
Rund 414 €/Monat all-in (400 € Pauschale + ~14 € Plattform bei 200 Gesprächsminuten). Das ist weniger als ein einziger zurückgewonnener Termin — alles darüber ist Gewinn.
So sieht der Alltag aus
Drei Momente, in denen er übernimmt.
- 01
Freitag, 19:48 Uhr. Eine Patientin ruft mit Zahnschmerzen an. Die Rezeption ist seit 18 Uhr zu. Der Agent nimmt ab, klärt Symptome und Versicherung, bietet drei freie Slots am Montagvormittag, bestätigt per SMS — Termin gebucht, bevor sie zur Konkurrenz wechselt.
- 02
Dienstag, 12:14 Uhr. Drei Anrufe gleichzeitig. Eine Mitarbeiterin telefoniert mit der Krankenkasse, die andere ist im Behandlungszimmer. Anruf zwei und drei laufen automatisch in den Agenten — beide bekommen einen Termin, niemand hört ein Besetztzeichen.
- 03
Sonntag, 21:30 Uhr. Akuter Notfall. Der Agent erkennt das Schlüsselwort, bricht den Buchungsfluss ab und leitet sofort an die hinterlegte Notfallnummer weiter — mit vollem Gesprächskontext für die Person, die abnimmt.
So funktioniert das technisch
Keine Magie. Sieben Schritte, fünf Tool-Aufrufe, vier Schutzmechanismen.
Hier ist der Weg, den ein Anruf nimmt — vom ersten Klingeln bis zum bestätigten Termin. Jeder Schritt ist beobachtbar, jedes Tool ein konkreter API-Call. Sie können das später selbst übernehmen, wenn Sie wollen.
AnruferFestnetz · Mobil
RetellSIP · STT · Voice
Agent + RAGLLM · pgvector · Sicherheits-Gate
Ihre SystemeKalender · CRM · Mensch
Vier Knoten, ein Anruf. Der Agent sitzt zwischen Telefon-Infrastruktur und Ihren bestehenden Systemen. Unten: was in jedem Schritt konkret passiert.
- 01
Anruf trifft auf eine dedizierte Nummer
Die Praxis bekommt eine deutsche Nummer (SIP-Trunk über Retell). Bestehende Telekom- oder 1&1-Anschlüsse werden einfach weitergeleitet — kein Hardware-Wechsel, keine Portierung nötig.
- 02
Retells Speech-to-Text transkribiert in Echtzeit
Der Audiostream läuft durch Retells eingebaute STT-Engine (~300–500 ms erste Token-Zeit). Der Rohtranskript füttert das Sprachmodell sofort — kein separater Whisper-Server, keine zusätzliche Latenz.
- 03
Das Sprachmodell fragt Ihre Wissensbasis ab
Der Agent zieht aus einem Vektor-Store (Supabase + pgvector) Ihre praxisspezifischen Inhalte: Öffnungszeiten, Leistungen, akzeptierte Kassen, Behandlerprofile, Storno-Regeln. Dieser Schritt sorgt dafür, dass der Bot wie Ihre Praxis klingt — nicht wie ein generischer Health-Chatbot.
- 04
Tool-Aufruf:
check_availabilitygegen Ihren KalenderBevor der Agent einen Termin anbietet, macht er einen Live-API-Call gegen Ihren Kalender (Google Calendar oder Cal.com). Echte Verfügbarkeit, keine veralteten Slot-Listen, keine Doppelbuchungen.
- 05
Patient bestätigt →
create_appointmentschreibt zurückBei Bestätigung schreibt der Agent die Buchung in den Kalender und optional einen Patientendatensatz ins CRM (Hubspot oder eine schlanke Airtable-Basis). Datum, Uhrzeit und Behandlername werden dem Patienten zur Bestätigung vorgelesen.
- 06
Unsicherheits-Stopp greift unter Schwellwert 0,75
Sinkt die Retrieval-Konfidenz, hört der Agent auf zu generieren. Stattdessen:„Ich bin mir da nicht ganz sicher — ich verbinde Sie kurz mit jemandem vom Team.“ Keine erfundenen Kassenregeln, keine ausgedachten Termine, keine Halluzinationen. Hardcodiert im System-Prompt, von Ihnen nicht abschaltbar.
- 07
Anruf endet → Transkript und Aufnahme im sicheren Log
Retells Webhook feuert ein Post-Call-Event. Ein Listener schreibt das volle Transkript und die Aufnahme-URL in Ihren Speicher (Supabase oder Google Drive). Optional: Zusammenfassung per E-Mail an die Rezeption. Sie haben die Daten, bevor der nächste Anruf reinkommt.
Tool-Integrationen
Fünf API-Aufrufe, die der Agent während eines Gesprächs macht.
Konkrete Funktionen mit Argumenten und Rückgabewerten — keine Black Box.
check_availability(date, duration)Liest den Live-Kalender (Google Calendar oder Cal.com) und gibt offene Slots zurück.
create_appointment(patient, slot, type)Schreibt eine bestätigte Buchung in den Kalender und gibt eine Bestätigungsnummer zurück.
lookup_patient(name, dob)Optionaler CRM-Lookup — prüft, ob der Anrufer ein Stammpatient ist (Hubspot / Airtable).
query_knowledge_base(question)RAG-Abfrage gegen Ihren Vektor-Store für Service-, Policy- oder Versicherungsfragen.
transfer_to_human(reason)Beendet den AI-Teil, schaltet zur Rezeptions-Nummer durch, übergibt Gesprächskontext als String.
Was Ihnen gehört, sobald wir live gehen
Kein Vendor-Lock-in. Jeder Schlüssel, jede Datei.
Wenn Sie irgendwann selbst übernehmen oder den Anbieter wechseln wollen — Sie haben alles, was Sie dafür brauchen. Vom ersten Tag an.
- ·
Volle Anruf-Transkripte (JSONL / CSV exportierbar) und Aufnahmen in Ihrem eigenen Speicher.
- ·
Den Agent-System-Prompt als editierbare Markdown-Datei.
- ·
Ihren eigenen Retell-Account und Ihre Telefonnummer — wir nutzen Ihre API-Keys, nicht unsere.
- ·
Ihre eigenen Kalender-Credentials (Google OAuth oder Cal.com API-Key).
- ·
Das RAG-Vektor-Store-Schema mit allen eingebetteten Dokumenten Ihrer Praxis.
- ·
Alle n8n-Automatisierungen als exportiertes JSON, selbst hostbar.
Preise
Einmalige Einrichtung. Monatlich für den laufenden Betrieb.
Kein Aufschlag pro Minute, keine versteckten Gebühren. Telefon-Plattformkosten werden zum Selbstkostenpreis durchgereicht.
Einrichtung
500–1.500 €. Kalender-Anbindung, CRM-Integration, Stimm-Training auf Ihren Ton, Gesprächsfluss-Design, vollständige Tests gegen reale Anrufmuster.
Monatlich
400 €/Monat. Agent bleibt online, alle Transkripte gehören Ihnen, monatliche Feinjustierung anhand echter Gespräche. Jederzeit kündbar.
Nicht enthalten
Telefon-Plattformkosten werden direkt durchgereicht. Retell liegt bei rund 0,07 €/Minute. Eine Praxis mit 200 Minuten Gesprächen pro Monat zahlt etwa 14 € zusätzlich zur Pauschale.
Beispiel-Szenarien · keine Kundenstimmen
So sieht ein dritter Monat realistisch aus.
Diese Karten sind Projektionen, basierend auf typischer Anrufdichte deutscher Praxen — nicht freigegebene Kundenaussagen. Sobald echte Inhaber ihre Stimmen freigeben, ersetzen wir die Szenarien durch verifizierte Quotes mit Stadt und Paket.
127 Termine im Monat
Stadtpraxis mit drei Behandlungsräumen. 76 der 127 Termine wurden außerhalb der Öffnungszeiten gebucht — abends, am Wochenende, in der Mittagspause. Geschätzter zurückgewonnener Umsatz: ~8.400 €/Monat (Ø 200 € pro gerettetem Termin × 42 Termine, die sonst zur nächsten Praxis gegangen wären).
44 Erstanfragen, 12 Mandate
Familienrecht-Kanzlei, zwei Anwälte. 44 Erstmandanten-Anfragenautomatisch qualifiziert (Rechtsgebiet, Dringlichkeit, Streitwert), davon 12 zu bezahlten Mandaten konvertiert. Durchschnittlicher Mandatswert: 1.800 €. Die Sekretariatszeit wandert von Triage zu echter Mandantenbetreuung.
89 Besichtigungen, 0 verlorene Anrufer
Regionales Maklerbüro, drei Maklerinnen. 89 Besichtigungs-Anfragenvom Agent terminiert, alle innerhalb von <8 Sekunden beantwortet. Kein einziger Anrufer landete in der Mailbox. Maklerinnen sehen morgens den Tag vorbereitet, statt 30 Minuten Rückrufe abzuarbeiten.
100 € Nachlass auf den ersten Monat — gegen eine freigegebene Aussage.
Die ersten zwei Praxen, die nach 30 Tagen Live-Betrieb eine kurze, anonymisierte Aussage freigeben (Stadt, Praxis-Typ, gewähltes Paket, eine konkrete Zahl), bekommen 100 € Nachlass auf den ersten Monatsbetrag. Sie bestimmen, wie viel über Ihre Praxis öffentlich wird — Ihr Name, Ihre Adresse und Patientendaten bleiben außen vor.
Schreiben Sie uns „Praxis #2“ in die E-Mail-Betreffzeile — die Plätze werden in Reihenfolge des Eingangs vergeben.
Schicken Sie uns Ihren Praxisnamen und die Nummer, die abgedeckt werden soll. Wir antworten innerhalb eines Werktags mit einem konkreten Angebot und einem bestätigten Starttermin.
Fabi AI Labs — gebaut auf Lucid-Infrastruktur. Dieselbe technische Tiefe, die in privates AI-Engineering fließt, steckt in jedem Kunden-Agenten.
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